Recomendaciones en la Migración de Microsoft Office a LibreOffice

Continuando con la serie de artículos de migración y del software OpenSource (Articulo 1, Articulo 2, Articulo 3, Articulo 4, Articulo 5), en este articulo retomaremos el ejemplo de migrar de Office a LibreOffice, con unas breves y sencillas recomendaciones para llevar a buen termino la migración.

Antes de dar inicio al articulo, cabe resaltar que este puede servir como referencia para un proceso de migración de cualquier versión de Office a LibreOffice.

UNA MIGRACIÓN NO ES INSTALE Y DEFIÉNDASE

El mayor error que comenten las empresas (podríamos decir que más del 80%) , es pensar que un proceso de migración es instalar la alternativa, eliminar la vieja, y que el usuario se defienda. Este error le genera a la empresa grandes perdidas, y probablemente lo que pensaba ahorrarse, lo termine invirtiendo, o más, con finalidad retornar a la actualización del software anterior.

FASES DE UNA MIGRACIÓN NO SATISFACTORIA

Intento de Migración -> Decepción ->  Retornar -> Licencia -> Adicionales

  • $ Intento de Migración: La empresa inicia migración sin un plan previo, se invierte el tiempo de los técnicos nada más.
  • $$ Decepción: Al no llevarse un plan de trabajo organizado y bien definido, la empresa acaba terminando con perdidas causadas por la baja productividad de sus colaboradores y culpando a la solución.
  • $ Retornar:  Volver a instalar el software anterior, se invierte el tiempo de los técnicos.
  • $$$$ Licencia: Es probable que la empresa haya perdido las llaves/claves de la licencia del software anterior y requiera nuevamente comprar las licencias del software, y como, también es muy probable que la versión que utilizaba la empresa ya no se encuentre en el mercado, la obliguen a invertir en equipos, licencias de Windows y licencia del Software.
  • $$ Adicionales: Este punto es curioso,  por que a pesar de la inversión que se va a realizar, la empresa a nivel gerencial y operativo, se sienten con mayor tranquilidad y aplican todas las recomendaciones y exigencias del nuevo software que son similares al del software OpenSource.
Se Invirtió Inicialmente:  S
Lo que Realmente se Necesitaba Invertir: $$$
Lo que se Termina Invirtiendo: $$$$$$$$$$

El Flujo anterior, evidencia que una mala planificación de una migración, conlleva a la empresa a que termine invirtiendo mucho mas del doble del realmente requerido inicialmente.

Recomendamos ver el anterior articulo donde hablamos de cual es el proceso adecuado para ejecutar y armar un plan de migración. Ver Aquí

UNA MALA MIGRACIÓN PUEDE ACARREAR DEMASIADOS
COSTOS NO DIMENSIONADOS A LA EMPRESA

MOTIVOS E IMPULSOS QUE NOS LLEVAN A UNA MIGRACIÓN

  • ¿Económico? El impulso económico es uno de los más recurrentes en la empresa, y en este punto es donde muchos empresarios aplican creencia de que la migración solo es “Instale y Defiéndase”. Los motivos económicos pueden ser Reducción de Costos, Falta de Presupuesto, Austeridad.
  • ¿Independencia Tecnológica? Este impulso puede no ser tan importante como el anterior, pero si que lo es, ya que generar independencia tecnológica de una solución o software permite que la empresa tenga libertad de elegir no solo el proveedor de software si no también capacidades de mejoramiento continuo.  Ya que como sabrás, la ventaja de LibreOffice radica en que es un Software que tiene como base los estándares internacionales (Los Famosos ISOS).
  • ¿Privacidad? Es claro que mucho software privativo, incluido Microsoft Office, envía constantemente información a sus servidores del uso que le dan los usuarios al Software, (Muchas veces esta información no va cifrada, exponiendo información sensible de los usuarios a posibles atacantes), y es muy probable que el usuario desconozca esto (Es la importancia de leer el contrato). Aunque esta actividad no es de todo mala, ya que gracias a esa información que le envías al proveedor constantemente, estos pueden mejorar el software, ¿pero no es mejor que venga desactivada por defecto y sea el usuario quien lo active?, la ventaja con LibreOffice es esto ultimo, por defecto viene desactivada la recolección de datos de uso, ya es el usuario si desea activarlo o no.
  • ¿Filosofía? A quien no le encanta la filosofía de un filántropo, ayudar y transcender en la historia de la humanidad con buenas acciones, es similar en el Software Libre, Apoyar a comunidades y saber que uno hace parte de algo mucho más grande es una satisfacción que solo el Software Libre logra.
  • ¿Simple Impulso? Ya por último, tenemos el “Simple Impulso”, el “Por que sí”. Realmente este motivo no es muy bien visto por los colaboradores de la empresa, ya que es tomado como arrogancia por parte de la gerencia, o “Tacañeria” y el nivel de resistencia al cambio puede aumentar. No recomendamos hacer una migración por simple impulso, busque un motivo mas aterrizado en algunas de las anteriores preguntas.

¿QUE DEBEMOS DE TENER EN CUENTA?

  1. Tipos de documentos a migrar: No consideramos necesario migrar documentos antiguos, no invierta esfuerzo en dichos documentos, mejor migre las Plantillas como PLANTILLAS (No, hacer copy-paste a un documento considerado plantilla no lo hace una plantilla real).
  2. Contenido de los documentos (Detalles Técnicos): Tipo de fuente es importante tenerla instalada para evitar inconsistencias de diseño o formato al abrir un documento de Office, por tal motivo tener la Fuente Callibri y otras que vienen con la suite de Office instaladas, reducirá notablemente estas falencias. También es importante validar si los archivos o “plantillas” que tienen las empresas de hojas de calculo con Macros, es posible migrarlos a una solución mas eficiente en la Nube, o si no, efectivamente desarrollar esa macro en LibreOffice. Realmente esto ya no es recomendable hoy en día, tal vez hacer macros hace 10 años era bueno, hoy no tanto por que retrasan la evolución y productividad de las compañías.
  3. Áreas o Departamentos: Identifiquemos cuales son las áreas mas criticas de la compañía, asi como las personas, edades, perfiles, aptitudes, etc. Para tener una migración con poco o nada de traumatismo. Esto se le denomina Caracterización del Personal (Algunas áreas de recursos humanos ya lo tienen).
  4. Capacidad Operativa o Personal Técnico para Realizar la Migración: No se puede realizar una migración sin el personal necesario para hacerla, se recomienda tener por lo menos un técnico DEDICADO para la migración y soportar los incidentes por cada 50 estaciones de trabajo.

MANOS A LA OBRA

  1. Nunca Instale la versión de desarrollo o pruebas: LibreOffice normalmente, tiene disponible para su descarga, dos versiones, siendo la última la menos recomendada para entornos empresariales, ya que esta incluye funcionalidades que aun están bajo pruebas y pueden afectar la estabilidad de la herramienta. Por este motivo, LibreOffice tiene la otra versión, la cual es la recomendada para entornos productivos. En la página de descarga aparecen las 2.
  2. Pruebe por lo menos un mes en la estación de trabajo técnica para identificar de primera mano las necesidades: Antes de aventurarse a instalar LibreOffice, es muy recomendable instalarla en la computadora de los técnicos de sistemas, ya que estos probaran en mayor medida la solución para identificar probables inconsistencias, mejoras o adaptaciones que requieran hacerse para obtener el máximo provecho de la solución.
  3. Arme un plan de capacitación para todo el personal involucrado: Consideramos que es uno de los puntos más críticos en cualquier proceso de migración, capacitar al personal involucrado en el uso de la plataforma es muy importante y se recomienda antes de iniciar. Recomendamos que se capacite por áreas según se vayan a migrar, y no todo de una vez, ya que entre mas tiempo se pase entre la capacitación y la migración, el conocimiento se va desvaneciendo.
  4. Inicie con las posiciones de trabajo no criticas: Como por ejemplo, las estaciones de trabajo de las asistentes, secretarias, auxiliares, del personal de mantenimiento, etc. Son los que menos herramientas “programadas” utilizan, y son los mas factibles a migrar.
  5. Instale de forma paralela al Office el LibreOffice: No elimine Microsoft Office cuando instale LibreOffice, solo defina como predeterminado este último sobre los archivos de ofimática, de esta manera podremos reaccionar más rápido ante cualquier queja del usuario y darle una solución con base a comparaciones.
  6. Reciba retroalimentación constante, por lo menos una vez al día: Es tedioso, pero es importante saber que piensan los usuarios, que han encontrado, que desean y como podemos darle solución. No esta de más armar una Wiki con todo lo que se evidencie y la solución, de esta manera reduciremos notablemente las solicitudes al departamento de TI.
  7. Continué con los usuarios entusiastas, normalmente los Millenials: Este tipo de usuarios están dispuestos a aprender cosas nuevas todos los días, pero, son exigentes en la productividad, así que, si no tenemos claros los posibles problemas que se puedan presentar (Información recolectada en las retroalimentaciones y Wiki) y su solución definitiva, este entusiasmo se convierte en nuestro peor enemigo.
  8. Termine con los usuarios complejos: Normalmente son de alta gerencia, coordinadores, supervisores, o mayores de 35 Años, estos usuarios son muy complejos, nunca tienen tiempo, están en su zona de confort, no desean cambiar nada y normalmente su prepotencia no nos deja realizar una migración satisfactoria. Estos usuarios no van a las capacitaciones por falta de “Tiempo”, no reciben capacitación personalizada por que no tienen “Tiempo”, pero vamos el que quiere puede. A Causa de este tipo de usuario la migración puede alargarse, pero se verán obligados a utilizar LibreOffice ya que internamente en la compañía ya mas de la mitad lo están usando con los formatos de documentos abiertos, formatos que Microsoft Office odia. Cuando pase esto, el usuario solicitara ayuda y tendrá tiempo para recibir la capacitación, por que en cierta medida su comodidad depende de ello. Lo anterior realmente es la forma agresiva de llevarlo a cabo, pero no es la mejor, así que se recomienda, recordarle las ventajas al usuario, costo beneficio, ventajas competitivas, beneficios para ellos (Cambio de escritorio, silla, monitor), etc.
  9. Desinstale el Office: Emmm, si, eliminar y ya.

 

 

Esperamos que estas sencillas recomendaciones lleven a su empresa a una migración exitosa, si desea migrar pero no sabe como ponerlo en práctica, puede escribirnos Ingresando a Migración de Plataformas Privativas a OpenSource.