Pasos para una Migración Satisfactoria a Software OpenSource

 

En entradas anteriores hemos tratado sobre diferentes soluciones (Articulo 1, Articulo 2)  OpenSource tanto a nivel de usuario como core, también de como el Software OpenSource se convierte en una ventaja competitiva para nuestra empresa (Articulo 1, Articulo 2). En esta ocasión trataremos un tema realmente importante antes de proceder con la implementación de dichas soluciones, hablamos del proceso de migración, el cual, es ignorado por la gran mayoría de empresas.

Migrar o no Migrar, he ahí el dilema:

Muchas empresas ponen en duda la posibilidad de migrar a favor de continuar tal cual como están, pero, ¿cuando formaron empresa no fue un riesgo dejar a  un lado el confort de un sueldo fijo?, es similar el miedo que genera cambiar una plataforma a otra, y es un miedo realmente fundamentado por que se escucha algunos compañeros empresarios que intentaron migrar y no lo lograron, o se lee y cree que solo las grandes empresas son las que cuentan con los recursos técnicos y económicos para realizar las migraciones.

Esa idea anterior, es un factor externo, y puede ser que de una u otra forma nos anime o no a migrar. Un punto si es importante que de pronto conlleva que las experiencias externas no llevaran a buen termino la migración, y es, el procedimiento y metodología utilizada. (El cual hablaremos más adelante.

Otros factores externos que impulsan la migración a una solución OpenSource son las tendencias tecnológicas del mercado y de nuestros clientes (que nuestros clientes exijan el uso de estándares internacionales como formato de archivos odt y ods), decisiones políticas (Leyes que impulsen su uso o en su defecto que definan estándares ISO), económicas (recesión económica o inflación).

Otro factor que influye en la toma de decisión de si se migra o no son factores internos, y el principal es netamente económico (otro es mejoras en estabilidad, seguridad e independencia tecnológica). Como sabrás migrar a una solución OpenSource puede generar ahorros de hasta un 70% en comparación con soluciones privativas, y este ahorro, es el que impulsa realmente la migración.

Ver: Por que Usar Software libre u OpenSource en la empresa – Parte 2

Pero como se menciona en los primeros párrafos, lo que lleva a un buen termino una migración, es la metodología utilizada, y con regularidad se comete el mismo error en la mayoría de empresas que desean migrar el cual consiste en creer que es solo instalar el nuevo sistema y defiéndase como pueda. (podríamos atrevernos a mencionar que más del 90% de las empresas cometen ese error). Este pequeño pero importante detalle, hace que la empresa pierda mas dinero que el que realmente piensa ahorrarse.

La metodología, lo más importante y lo que más se ignora

No se tiene que tener una maestría para saber que cualquier proyecto que no se planea, no se estructura y no sigue unos lineamientos acordes al objetivo, nunca sera un proyecto viable.

Los siguientes pasos no necesariamente tienen que seguir un orden estricto, pero seguirlo es lo que recomendamos para llevar a buen termino la migración y no perder dinero en el intento.

Plan de Migracion

Antes de empezar con los pasos para migrar tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Tener en cuenta a sus colaboradores, al fin y al cabo ellos son los que generan el dinero de la compañía.
  • Generar campañas de socialización de la idea de migración.
  • Motivarlos para que participen en la migración como voluntarios, ¿como?
    • Cambio de silla por una mas cómoda
    • Cambio del monitor por uno mas grande, o mejor, colocar dos pantallas.
    • Upgrade a su PC como por ejemplo, RAM o Disco Duro en estado solido para que su trabajo sea mas ágil y se sienta mas cómodo.
    • Al fin y al cabo, esta inversión se recupera en el corto o mediano plazo. Obviamente son recomendaciones, no significa que todas deban ser aplicadas.
  • En lo posible brindarles capacitaciones cortas de por lo menos 1 hora al día en horario laboral, en nuestra experiencia ningún empleado toma con buenos ojos, sentimientos y entusiasmo cuando se capacita luego del horario laboral ya que lo toman como más trabajo.

Ahora si, si la empresa realmente esta decidida a una migración realmente estructurada e idónea, se procede con los pasos siguientes:

Estudio

Analizar el estado actual de la solución a migrar, usos y des usos, capacidades aprovechadas y desaprovechadas, probabilidad de migración, etc. Todo debe de ser considerado antes de migrar una solución a otra. Un ejemplo Claro y sencillo es migrar de Office a LibreOffice, en esta migración se valida desde las fuentes utilizadas (claro las fuentes también afectan el diseño de los formatos) hasta las opciones avanzadas utilizadas.

Si después de pasar por cada una de las áreas recolectando información y realizar la caracterización del personal, podemos proceder a un análisis inicial de acuerdo a la profundidad de nuestros conocimientos y hacernos las siguientes preguntas.

  • ¿Es viable migrar?
  • ¿Se pueden migrar todas las posiciones?
  • ¿Quienes serán los “conejillos de indias”?
  • ¿El compromiso es suficiente?
  • ¿Tiempos?

Modelo de Migración

Si el resultado del estudio y el análisis de la información recolectada da positivo para migrar ya sea total o parcialmente una solución a otra, se procede a definir un plan de migración adecuado para el resultado del estudio.

El modelo de migración no es solo uno, son varios de acuerdo al tipo de empresa, recursos operativos y económicos.

  • Migración Uno a Uno: Este modelo es el más demorado y por consiguiente el más costoso, pero es el que mejores resultados brinda, ya que un técnico/ingeniero migra poco a poco estación por estación o servicio a servicio con acompañamiento constante del responsable de dicho servicio/estación. Se puede hacer de forma simultanea por áreas, pero no se recomienda que se migre mas de una estación diaria por cada área, con la finalidad de si se presentan dudas o incidente, el técnico este a completa disposición de reaccionar y brindar una solución acorde.
  • Migración segmentado: Realmente es el más recomendado, ya que toma los colaboradores más entusiasmados “conejillos de indias” sin importar el área y se procede inicialmente la migración de estos. Normalmente los colaboradores entusiastas y ávidos de conocimiento son los Millenials. Se aprovecha esa necesidad de conocimiento y compartirlo que ellos tienen para que se conviertan en los que apoyen al área tecnológica cuando se presenten problemas sencillos de nivel uno reduciendo de esta manera la cantidad de personal necesario para la migración y de paso reduciendo costos.
  • Migración por Áreas: A partir de este modelo se complica un poco la migración, ya que como puede existir áreas de tan solo 3 posiciones, hasta áreas de mas de 100, así que tomarse con cuidado, podría aplicarse dentro de este modelo alguno de los dos modelos anteriores.
  • Migración Total: El menos recomendado, aunque es el mas rápido y menos costoso (esto último tómese con precaución) es el que mayor reporte de incidentes se evidencia, y si no se tiene suficiente personal técnico para apoyar esta labor, podría convertirse en el plan de migración que lleve todo al vació. Asi que antes de ejecutar este plan, definir muy bien la capacidad operativa y de respuesta del área de tecnología.

Tener en cuenta que pueden haber otros modelos, pero los mas conocidos son los mencionados.

Análisis y Retroalimentación

Después de seleccionar el plan de migración, se procede con el análisis de ese plan seleccionado, si es viable, si es necesario fusionarlo con otro modelo, nivel de afectación que tendría sobre la compañía, etc.

Este punto esta directamente relacionado con el punto anterior y deberá estar en la capacidad de poder modelar nuevamente el plan.

Elección de la Solución

Luego de tener el plan, procedemos a elegir una solución de acuerdo al estudio inicial realizado.  La ventaja del OpenSource es que existen cientos de alternativas para realizar la misma función, así que tomarse su tiempo para elegir la o las soluciones.

Pruebas

Tomar la solución o soluciones seleccionadas y someterlas a pruebas de acuerdo al estudio realizado, tomar al “conejillo de indias” y solicitar que pruebe la solución de acuerdo a sus necesidades, de este punto podremos concluir las falencias y nivel de cumplimiento de la solución.

Planificación

Con el resultado de las pruebas en la mano y habiendo seleccionado la solución a utilizar, se procede, de la mano del modelo de migración elegido, a realizar el proceso y planear como se realizara la migración en tiempos con herramientas de gestión de proyectos.

Capacitación

Es uno de los puntos más importantes (todos son importantes, pero este lo es aun más), ya que de este depende directamente el resultado satisfactorio de la migración. ¿Que sacas con estudiar, analizar y planificar que auto de lujo te vas a comprar si ni siquiera sabes conducir?.

En lo posible que el horario de capacitación se realice en horario laboral, de esta manera se reduce la insatisfacción del colaborador, ya que esto puede ser tomado como trabajo extra y afecta negativamente la percepción de la migración.

Implementación

Luego de la capacitación se procede con la implementación (instalación, configuración y parametrización de la solución seleccionada) de acuerdo a la planificación y modelo de migración seleccionado.

Es importante que en este punto se continué con la capacitación y transferencia de conocimiento.

Seguimiento

Después de realizar toda la migración, se procede a realizar un constante seguimiento de las solicitudes, encuestas de satisfacción y mejoras planteadas por los colaboradores, esta actividad puede tomar más de 3 meses, dependiendo del tamaño de la empresa y soluciones migradas.

Entrega

Felicidades, la migración ha sido todo un éxito, pero acá no termina todo, si su empresa no cuenta con equipo técnico capacitado en la solución implementada (que es lo ideal) considere la contratación de servicios de soporte externo para ayudarlo a solventar cualquier eventualidad.

 

¿Interesado en migrar?

No dude en escribirnos en https://www.sugeek.co/migracion-de-plataformas/